OPST für SAP R/3 – Das Operative-Projekt-Steuerungs-Tool für SAP R/3 Projekte

Unzufriedenheit bei R/3 Projekten

CIO: „Die Projektleiter berichten im Lenkungsauschuss was sie wollen. Der Status wird zu lange Zeit auf „Grün“ gemeldet, Probleme werden viel zu spät transparent. Die Beraterleistungen verschlingen Millionen und können nur unzureichend kontrolliert werden.“

Projektleiter: „Der Aufwand für die Pflege der Projektmanagement-Tools und das Reporting ist viel zu hoch. Ich komme als Projektleiter kaum noch zu meiner fachlichen Arbeit. Für die Planung fehlt die Zeit. Laufend kommen neue Zusatzanforderungen.“

Projektmitarbeiter: „Wir kennen weder die Projektplanung, noch aktuelle Änderungen. Mit dem PM Tool arbeiten wir nicht. Das Projekt ist intransparent und dauernd fehlen Ressourcen.“

Mangelhaftes R/3 Projektmanagement

Viele Kunden beklagen, dass obwohl fast überall Projektmanagement (PM)-Standardsoftware im Einsatz ist, diese nur von wenigen Projektmitarbeitern bedient werden könnte. Die Nutzung ende meist bei der Meilenstein- und Terminplanung, fast nie existiere ein umfassendes Ressourcenmanagement und meist bliebe das Management von Schnittstellen, Risiken, inhaltlichen Zusammenhängen, etc. völlig auf der Strecke. Ressourcen-Probleme, inhaltliche Minderleistungen und eine allzu leichtfertige Bereitschaft auf Änderungswünsche der Fachabteilungen einzugehen, führten zu ausufernden Problemen bei R/3 Projekten.

Erhebliche Mehrkosten und Zeitverzögerungen sind die Folge, für die die Projektleiter zur Verantwortung gezogen werden. Andererseits hat niemand Zeit, tagelange Schulungen zu besuchen oder Unsummen für Software-Lizenzen auszugeben. Meist beklagen Manager und Projektmitarbeiter den enormen Aufwand für Projektreporting und Stundenerfassung.

Im Lenkungsausschuss können problemlos kritische Projekte mit Status „Grün“ präsentiert werden, weil der Projekt-Überblick fehlt. Gezieltes kritisches Nachfragen durch die Verantwortlichen ist kaum möglich. Offene Aufgabenstellungen und fehlende Entscheidungen lähmen Projekte häufig über lange Zeiträume.

Besonderheit im R/3 Projektmanagement 

SAP R/3 Projekte verschlingen aufgrund ihrer Komplexität in Unternehmen jährlich Millionenbudgets. Sog. „Standard-SW“ muss mit teuren Beraterleistungen maßgeschneidert werden. Als Projektmanager zahlreicher Projekte habe ich Vorgehensmodelle und -Inhalte über Jahre zusammengetragen und in einer, auch visuell besser wahrnehmbaren, Struktur im OPST abgebildet. Natürlich können weder alle R/3 Projekte, noch alle Unternehmensbesonderheiten standardisiert werden. Aber klare Strukturen und  Frage-Routinen helfen den Projektleitern. Habe ich an diese Abstimmung gedacht? Benötige ich an dieser Stelle mehr Ressourcen? Wie wirkt sich das auf meinen Zeitplan aus? Welche parallelen Projekte habe ich an dieser Stelle zu berücksichtigen? Was passiert wenn…?

Was ist das Besondere an OPST und was kann man sich darunter vorstellen?

OPST wird von den Projektmitarbeitern angenommen, weil es – einfach – ist.

Ich wollte eine PM-Lösung entwickeln, die folgende Anforderungen erfüllen musste:

  • leicht bis selbsterklärend anzuwenden
  • Nutzen, was alle schon kennen: Excel und Word!
  • Schulungsaufwand 0 – max. 1,5 h
  • Keine teuren Software Lizenzen
  • alle Beteiligten (nicht nur der Projektleiter,auch Gremien-Mitglieder sowie alle Projektmitarbeiter) sollen sich ihre Informations-Sichten einfach „online“ anlegen und abrufen können.
  • Reduzierung des Reporting-Aufwandes
  • statt leerer PM-Tabellen sollen Strukturen vorgefunden werden, die das individuelle Geschäft des jeweiligen Kunden widerspiegeln
  • Checklisten für unerfahrene Projektleiter

Der Kern des Erfolges liegt in einer sich auf Inhalte konzentrierenden Planung und Realisierungsverfolgung. Textinhalte werden ausführlich und verständlich aber nur einmalig erfasst und dann nur noch fortgeschrieben. Reports werden aus dem gleichen Dokument „mit wenigen Klicks“ selektiert. Die Projektdokumentation entsteht als Nebenprodukt. In einem Projekt Master Report schaffen „sprechende Nummerierungen“ endlich klare Strukturen. Risiken und kritische Fragen werden durch den Vergleich weniger Eckdaten offensichtlich. Betroffene werden zu Beteiligten, Entscheidungsträger kommen in die Pflicht. Excel und Word eignen sich besonders für internationale Roll out Projekte. Die Erfolgsformel:

Der heutige Aufwand für Projektmanagement

+ Mehraufwand für OPST für qualitativ bessere Informationen
    (Planung/Berichterstattung)
– Reduzierung des Reportingaufwands
– 80% der Besprechungs-/Ergebnisprotokolle
– Aufwand für Ressourcen-, Risiko- und Schnittstellenmanagement
– Aufwand für vermeidbare Konflikte

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= i. d. R. kein Mehraufwand ggü. vorher

+ Effizienzsteigerung in der täglichen Projektarbeit und deutliche
    Qualitätsverbesserung im Projektmanagement
+ Einsparungen externer/interner Ressourcen

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= Ihr Vorteil

Die OPST Methode befähigt Executives und Projektleiter die richtigen Fragen zu stellen. In der Praxis der Projektarbeit wollen wir über konkrete Inhalte und Zusammenhänge sprechen, nicht nur über Personentage und Termine. Wenn alle Projektbeteiligten die gleiche transparente Gesprächsgrundlage nutzen können, lassen sich viele Probleme in komplexen Projekten deutlich einfacher bewältigen.

bei diesem Beitrag handelt es sich um einen Gastbeitrag der Gernot Labs Unternehmensberatung & Interim Management

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