Collaborative Tools – Software für die Zusammenarbeit im Team (Office 365, Alfresco, Google Drive & Co)

Viele kennen die lästige Situation: Eine Datei wird per E-Mail versendet, damit jemand anderes daran weiterarbeitet. Oft entstehen Doppelungen, oder die Arbeit wird zweimal gemacht, die Abstimmung und der Überblick bleibt in vielen Fällen auf der Strecke. Auch herkömmliche Fileserver Lösungen bieten oft eine ungenügende Übersichtlichkeit hinsichtlich umfangreicher und tiefer Ordnerstrukturen, sodass leicht „Datei-Leichen“ entstehen und die Suche nach der richtigen Datei nicht immer einfach ist.

Die Entwicklungen in der letzten Zeit zeigen, dass nun zunehmend ortsunabhängig mit Hilfe von „kollaborativen Webanwendungen“ gemeinsamen im Team an Dateien gearbeitet wird. Anfänglich waren die Lösungen unausgereift und fehleranfällig und eigneten sich größtenteils nur für den Privatgebrauch.

Diese Phase scheint nun langsam überwunden zu sein. Es gibt mittlerweile eine Fülle von Webanwendungen die eine ausgewachsene Palette an Funktionen und Vorteilen gegenüber herkömmlichen „File-Lösungen“ bieten.

Verstärkt nutzen Online- und Medien-Agenturen sowie auch Firmen aus konservativen Branchen diese moderne Form der Zusammenarbeit. Projekt-Manager oder Projekt-Beteiligte haben zum Beispiel die Möglichkeit, von verschiedenen Orten gemeinsam an ihren Dokumenten zu arbeiten. Der Vorteil liegt auf der Hand: neben der örtlichen Unabhängigkeit haben alle Beteiligten die gleiche Version eines Dokumentes und je nach eingesetzter Software auch den kompletten Zugriff auf vorhergehende Versionen. Unterstützende Features, wie eine ausgereifte Suchfunktionen und der Möglichkeit die Dokumente im Browser zu bearbeiten, machen diese Arbeitsweise noch attraktiver.

Ein kostenloser kollaborativer Onlinedienst ist zum Beispiel „Google Drive“ (www.drive.google.com). „Google Drive“ wurde auch weithin bekannt als die erste bedeutende Online-Office-Anwendung, die angenehm zu bedienen ist. Mit „Google Drive“ kann jeder Nutzer unabhängig von Zeit und Ort in flexiblen Teams zusammenarbeiten. Gemeinsam können Dokumente erarbeitet und auch Kalender geführt werden. Die Erweiterung „Spreadsheet“ eignet sich zum Beispiel um Online-Befragungen oder Einladungen zu managen.

Ein direkter Konkurrent namens „Zoho“ (www.zoho.com) bietet einen ähnlichen Dienst in vergleichbarer Qualität an. Allerdings mit einer größeren Auswahl an Zusatzfeatures, wie zum Beispiel ein „Recruitment-Tool“ oder ein ausgereiftes „Bug-fixing Tool“ für Entwickler, um nur einige Beispiele zu nennen.

Auch Microsoft hat kürzlich seine webbasierte Office-Version „Office Web Apps“ in „SkyDrive“ integriert. Auch hier können Office-Dokumente online im Browser bearbeitet werden und für andere Nutzer freigeben werden. Microsoft plant zudem einen weiteren Online-Dienst für Office namens „Docs.com“. Dieser soll Facebook-Freunden das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Office-Dateien ermöglichen. Der Dienst ist allerdings noch in der Beta-Phase und wird erst in einigen Monaten produktiv einsetzbar sein.

Die bisher genannten Online-Dienste eignen sich zum größeren Teil für Privatanwender oder für kleinere Projektteams.

Aus Unternehmenssicht ist die Cloud-Lösung „Office 365“ aus dem Hause Microsoft eher interessant. Den Hauptbestandteil des Software-Paketes bilden Anwendungen für die Kommunikation und Online-Zusammenarbeit: „Sharepoint“ als Datei-Ablage für die Teamarbeit, einen „Exchange Server“ für die Verwaltung von E-Mail, Kalender & Aufgaben, „Lync“ für Audio- und Videokonferenzen sowie einer Messaging-Funktion. Weiterhin sind auch die klassischen Büroprodukte wie Word, Excel & PowerPoint in einer Online-Variante enthalten. Zu beachten ist hierbei, dass „Office 365“ auf Servern der Firma Microsoft betrieben wird.

Bei allen praktischen Vorteilen gibt es auch Argumente gegen die bisher genannten Online-Dienste: Die Daten, an denen die Nutzer arbeiten, werden auf fremden Servern abgelegt und können dort theoretisch ausgelesen werden. Das ist natürlich ein großer Nachteil – denn der Nutzer muss darauf vertrauen, dass der Server vom Betreiber sicher betrieben wird und die datenschutzrelevanten Bestimmungen eingehalten werden. Der Fakt, dass sich die meisten Anbieter im Ausland befinden, macht die Situation für viele Firmen natürlich bedenklich.

Zudem wurden in letzter Zeit massive Sicherheitslücken in den Systemen der Betreiber von Online-Diensten aufgedeckt. Ein Paradebeispiel ist die Firma Sony mit seinem Sicherheitsleck im „Playstation Network“ oder die Sicherheitslücken beim Unternehmen „Dropbox“. Dort konnten zeitweise Benutzer auf Dateien anderer Benutzer zugreifen, ohne die eigentliche Freigabe dafür zu haben.

Wer an sensiblen oder vertraulichen Dokumenten arbeitet, sollte daher genau abwägen, ob ein Online-Dienst dafür geeignet ist.

Auf privaten Servern gehostete Anwendungen eignen sich hierfür wesentlich besser. Neben der vollen Kontrolle über Updates, den Zugriff auf „Core-Dateien“ und der lokalen/regionalen Serverstandorte, bietet diese Lösung vor allem die Sicherheit, dass die Daten in einer dedizierten privaten Umgebung (Private Cloud) betrieben werden.

Eine interessante und ausgewachsene Alternative aus dem Open-Source Bereich bietet hier zum Beispiel „Alfresco“ in der derzeitigen Version 4.0, welche sowohl in einer gehosteten Cloud-Variante als auch auf einem dedizierten eigenem Server betrieben werden kann. „Alfresco“ basiert auf Java und läuft auf einem „Tomcat-Webserver“. Neben den Funktionen eines Dokumenten Management Systems bietet es auch weitere Features wie Volltextsuche, Wissensdatenbank, Content Management, Workflow-Management, Versionierung, CIFS-Anbindung, LDAP- und Active-Directory Anbindung (Verzeichnisdienste).

Abschließend lässt sich sagen, dass es mittlerweile auf dem Markt eine Fülle von ausgewachsenen Online-Anwendungen zur kollaborativen Arbeit gibt. Dieser Artikel befasst sich natürlich nur mit einer exemplarischen Auswahl. Im Rahmen einer Entscheidung für ein solches Produkt sollte aus meiner Sicht unbedingt geprüft werden, ob sensible oder datenschutzrelevante Daten gespeichert werden. Sollte dies der Fall sein, empfehle ich immer eine auf eigenen Servern gehostete Umgebung (Private Cloud).

Weiterführende Links:

• Alfresco – www.alfresco.com/de
• Microsoft Office 365: www.microsoft.com/de-de/office365/resources/default.aspx
• Die Bitkom (Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) stellt ein Portal zur „Cloud-Thematik“ bereit mit nützlichen Informationen: www.cloud-practice.de

Sehr zu empfehlen ist das umfangreiche Dokument „Leitfaden Cloud Computing – Was Entscheider wissen müssen“ rund um das Thema Cloud-Computing, besonders unter dem Aspekt der Datenschutz-Thematik und was für Entscheider zu beachten ist.

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